Um plano de reembolso (accountable plan) é um processo formal utilizado por empregadores para reembolsar funcionários por despesas profissionais pagas do próprio bolso de forma isenta de impostos. Quando esses reembolsos atendem a critérios específicos do IRS (Receita Federal dos EUA), os pagamentos são excluídos da renda bruta do funcionário, o que significa que não estão sujeitos à retenção de imposto de renda ou à declaração no formulário W-2.
Para se qualificar, as despesas devem estar diretamente relacionadas às atividades profissionais e o funcionário deve fornecer documentação adequada para comprovar os custos. Além disso, quaisquer fundos fornecidos a um funcionário que excedam as despesas reais incorridas devem ser devolvidos ao empregador no prazo de 120 dias a partir do desembolso original. Os empregadores têm a flexibilidade de implementar requisitos internos mais rigorosos do que os exigidos pelo IRS.
Se uma política de reembolso não atender a esses padrões, ela é classificada como um plano não reembolsável (non-accountable plan). Nesses casos, os pagamentos são tratados como remuneração tributável. Por exemplo, se um funcionário recebe um auxílio-viagem fixo sem precisar apresentar recibos ou devolver fundos não utilizados, esse dinheiro é considerado parte de seu salário tributável e deve ser declarado adequadamente.