Despesas operacionais são os custos incorridos por uma empresa durante o curso normal de suas atividades comerciais. Esses custos são essenciais para o funcionamento diário de um empreendimento e são subtraídos da receita total para determinar o lucro líquido tributável de um período fiscal específico. Como esses desembolsos são considerados necessários para a geração de lucro, eles são, em geral, dedutíveis de impostos.
Para se qualificar como uma despesa comercial dedutível, um custo deve, tipicamente, atender aos critérios de ser comum e necessário. Uma despesa comum é aquela que é habitual, aceita e padrão dentro de um setor específico. Uma despesa necessária é definida como aquela que é apropriada, útil e proveitosa para a operação do negócio, mesmo que não seja estritamente indispensável para a sobrevivência da empresa.
Por exemplo, um consultor que trabalha em casa pode deduzir custos relacionados a materiais de escritório, serviços de internet ou uma parcela da quilometragem de um veículo, caso esses itens sejam utilizados para apoiar suas atividades profissionais. No entanto, nem todos os custos se qualificam. Despesas como multas, contribuições políticas ou pagamentos ilegais, como subornos, são estritamente não dedutíveis, independentemente de terem sido incorridas durante a condução de atividades comerciais.