Custos reembolsáveis são despesas relacionadas ao trabalho que um funcionário paga antecipadamente com seus próprios recursos pessoais e que a empresa posteriormente ressarce. Essas despesas são geralmente consideradas comuns e necessárias para o desempenho das funções profissionais. Caso uma empresa não ofereça o reembolso, esses custos podem, por vezes, ser declarados como deduções fiscais pelo funcionário.
Para receber o pagamento, os funcionários geralmente devem seguir a política da empresa, documentando seus gastos e fornecendo comprovantes de compra. Isso frequentemente envolve o envio de recibos ou registros detalhados ao departamento contábil. Exemplos comuns incluem a compra de materiais de escritório, como papel ou tinta, o pagamento de despesas relacionadas a viagens ou o custeio de taxas de internet durante o trabalho remoto.
Por exemplo, se um vendedor utiliza seu veículo pessoal para visitar clientes, o dinheiro gasto com combustível ou o desgaste decorrente da quilometragem percorrida é, muitas vezes, elegível para reembolso. O funcionário registra esses custos e envia a documentação ao seu empregador. Uma vez aprovada, a empresa cobre a despesa, permitindo que o negócio deduza o valor como um custo operacional legítimo.