Um robo-signer é um funcionário de uma empresa de serviços hipotecários que assina documentos legais, como declarações juramentadas de execução hipotecária, de forma mecânica e sem realizar uma análise adequada. Em vez de verificar a precisão dos detalhes de cada caso individual, esses indivíduos ou sistemas de software automatizados tratam a documentação como inerentemente correta e a autorizam automaticamente. Essa prática contorna efetivamente a supervisão necessária exigida para procedimentos financeiros legais.
Esse processo funciona priorizando a velocidade em detrimento da precisão, resultando frequentemente na aprovação em massa de documentos que podem conter erros ou informações falsas. Como os documentos não são inspecionados, o sistema pode levar a resultados injustos, como a negação indevida de candidatos qualificados ou a aprovação imprópria daqueles que não atendem aos critérios de empréstimo. Essa falta de diligência cria riscos significativos tanto para a instituição quanto para o mutuário.
Em um cenário prático, um banco pode usar um robo-signer para processar milhares de arquivos de execução hipotecária durante um período de alto volume. Como o signatário não verifica os dados subjacentes, o banco pode enviar declarações falsas a um tribunal para iniciar uma execução hipotecária. Se a prática for exposta, ela pode levar a contestações judiciais, à invalidação de processos de execução hipotecária e a ações disciplinares contra os funcionários envolvidos, como visto durante a crise das hipotecas.